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茶颜悦色：从繁琐到高效，利用RPA实现4省600+门店开票自动化

作为中式茶饮的领军品牌，茶颜悦色在四省十八城拥有600多家直营店。合作一年多来，茶颜悦色将影刀RPA运用在了财务、人力、电商、品牌等多个部门，帮助企业节省了2.5万+人/天，还利用RPA搭建了全电票自动开票系统，替换了原先的外包开票团队，效率更高、更准确，真正用工具实现了降本增效。

400+个业务场景覆盖

40000+小时累计运行时长

25000+人/天节省人力投入

预约演示企业解决方案

“评估之后，我们最终选择了影刀。它不仅具有用户友好的界面和直观的操作方式，大大降低了培训成本，而且功能全面，能够满足我们多样化的业务需求。更重要的是，影刀背后有一个活跃的社区，为我们提供了一个宝贵的交流平台，让我们在遇到问题时能够迅速找到解决方案，极大地提升了我们的学习效率。”

张逸龙

茶颜悦色 RPA项目负责人

关于茶颜悦色

2013年12月28日，茶颜悦色品牌起步于长沙司门口一家不到30平方米的小门店。作为新式现萃茶饮品牌，茶颜悦色独辟践行“新中式鲜茶”这一细分领域，采用“中茶新做”理念，将意式咖啡的产品思路融入中国茶的制作，坚持每一杯鲜茶现调现萃，保留鲜茶最适宜的口感。截至2024年6月，茶颜悦色在湖南（长沙、常德、株洲、岳阳、衡阳、湘潭、张家界、益阳、永州、邵阳、娄底、郴州、怀化、湘西自治州）、武汉、重庆、南京、无锡十八城开设的直营门店总数600多家，伙伴8000余人，成为深受广大年轻消费群体喜爱的新茶饮品牌。

核心价值

挑战一

在财务流程中遭遇了复杂性带来的高出错率，手工处理发票和账务核对容易遗漏关键信息，导致财务数据的不一致性

解决方案一

通过RPA搭建全电票自动开票系统，自动化处理4省18城600多家门店的全电票自动开具，减少人工干预，提升效率和准确性

全电票自动开票系统

自动冲红

挑战二

品牌部门需要监控多个社交媒体平台的流量数据，以及管理品牌中台的商品上下架情况，这些工作耗时且容易遗漏

解决方案二

使用RPA工具自动化监测和获取小红书、微博、抖音等社交媒体的阅读量、转发量等数据，确保数据的及时获取和准确性，同时释放人力，让品牌团队能够专注于更有价值的分析和策略制定

小红书微博抖音流量数据获取

挑战三

电商部门需要从多个平台获取数据，包括订单、收入等，数据量大且分散，管理起来非常复杂

解决方案三

利用RPA自动抓取电商平台数据，包括订单号查询、收入抓取、自动发货等，并将数据导入企业中台，实现数据的统一管理和分析

天猫订单明细导出

电商平台数据导入中台

2013年，茶颜悦色品牌起步于长沙司门口一家不到30平方米的小门店。历经发展，它不仅在湖南本土深根固蒂，更将足迹遍布武汉、重庆、南京、无锡等十八个城市，直营门店数量突破600家大关，成为深受广大年轻消费群体喜爱的中式茶饮品牌。预计今年9月，茶颜悦色将在苏州开启新的篇章，迎来第一批门店的亮相。

在品牌快速扩张的背后，是茶颜悦色对创新和效率的不懈追求。面对日益增长的业务需求和复杂的运营管理，茶颜悦色开始探索数字化转型之路，以期通过技术的力量，优化流程，提升服务质量，实现品牌的持续健康发展。正是在这样的背景下，影刀RPA技术的引入，为茶颜悦色的发展注入了新的活力。

合作一年多来，茶颜悦色将影刀RPA运用在了财务、人力、电商、品牌等多个部门，帮助企业节省了2.5万+人/天，还利用RPA搭建了全电票自动开票系统，替换了原先的外包开票团队，效率更高、更准确，真正用工具实现了降本增效。

1. 选择一种能够提升效率、减少错误、并释放员工潜力的解决方案

面对日益增长的业务需求，茶颜悦色意识到，传统的手工操作方式已不再适应现代企业的发展速度。比如财务部门的发票处理和账务核对、电商部门的数据采集和报表，这些看似简单的任务，实际上消耗了大量的人力和时间。错误和延误不仅影响了客户体验，也制约了企业的进一步发展。

在这样的背景下，茶颜悦色开始寻找一种能够提升效率、减少错误、并释放员工潜力的解决方案。这时，影刀RPA进入了他们的视野。影刀RPA是一款能够模拟人工操作的机器人流程自动化软件，它可以不知疲倦地执行重复性高、规则性强的任务，而且准确无误。

茶颜悦色的RPA项目负责人张逸龙分享了选择影刀RPA的原因：“在评估过程中，我们对比了多个RPA产品，最终选择了影刀。它不仅具有用户友好的界面和直观的操作方式，大大降低了培训成本，而且功能全面，能够满足我们多样化的业务需求。更重要的是，影刀背后有一个活跃的社区，为我们提供了一个宝贵的交流平台，让我们在遇到问题时能够迅速找到解决方案，极大地提升了我们的学习效率。”

通过影刀RPA的引入，茶颜悦色不仅优化了工作流程，提高了业务处理速度，还为员工创造了更多的发展空间，让他们能够专注于更具创造性和战略性的任务。

2. 7x24小时随机待命的自动开票机器人

随着对影刀RPA应用的不断深化，茶颜悦色在越来越多的业务领域成功推动了流程的标准化和自动化，实现了显著的效率提升和成本优化。最显著的成果之一就是茶颜悦色利用影刀RPA开发了“全电票自动开票系统”，实现了全国600+门店的开票自动化。

张逸龙表示，手工处理发票不仅耗时耗力，而且容易出现错误，公司主体多达六七百个，需要频繁切换操作，各省税务局的登录和开票步骤也存在差异，效率和准确率一直是困扰财务部门的大问题。

在引入了影刀RPA后，茶颜悦色首先上线了重庆地区的全电票开票机器人。但是张逸龙发现这个应用有些臃肿，无法复制到江苏、湖北等其他省份。所以他们决定将整体开票流程标准化、组件化，把相同的操作提取出来，把特殊的操作流程做单独分区，这样就能直接套用到所有省份和城市中。

对于消费者来说，只是提交了开票信息，等待接收邮箱里的发票。但是，这背后其实是一个个RPA机器人在7x24小时随机待命。中台在获取到消费者提交的开票申请后，会自动调用RPA接口执行自动开票流程。RPA机器人自动登录对应城市的税务局平台，写入开票信息并完成开票。随后，发票会自动发送到邮箱，中台、小程序也会收到接口返回，通知顾客和财务人员开票完成。

茶颜悦色的600多家门店，有大部分集中在湖南地区，这也造成了湖南地区开票数量会更多。为了保障每个地区的开票稳定性，张逸龙的团队采用了自动分发策略：对于票数较少的地区，使用RPA主动从中台获取所有发票，逐一进行开票处理；对于票数较多的地区，使用1个RPA机器人进行发票分发，配置1-3台RPA机器人处理开票，确保开票时间的一致性。

每个流程节点，RPA机器人都会在群内留下清晰的记录。一旦发票分发完成，RPA会自动同步当前的待开票数量，确保流程的透明性和实时性。即使在流程中遇到任何中断，RPA也会立即发出提醒，并提供错误截图，帮助负责人快速定位问题并采取相应措施。这样的智能监控和反馈机制，不仅保障了流程的连续性，也极大提升了工作效率和准确性，让整个开票过程更加顺畅无忧。

张逸龙表示，他的未来规划是“让RPA变得更简单，减轻维护任务，项目拆分成可以直接使用的标准化组件”。

目前，茶颜悦色已经在湖南、湖北、重庆、江苏四省的600多家门店实现了数电开票的全自动化，这一创新举措彻底摒弃了传统的人工介入，显著提升了工作效率。一个RPA机器人每天能够处理超过600份发票，其效率、准确率远超之前的外包团队。这种自动化不仅大幅降低了开票成本，还确保了流程的高效、智能和可持续发展。

未来，茶颜悦色还会开发员工关系板块的RPA应用，实现从入职→转调→离职→合同→档案→架构调整等员工全生命周期的自动化管理。

在餐饮连锁行业，每一分成本的节约和效率的提升都至关重要。茶颜悦色的案例证明了，通过RPA技术，即使是最繁琐的流程也能实现自动化，变得简单高效。员工从日常的重复性工作中解放出来，可以更专注于提升顾客体验和创新产品，为企业带来更广阔的发展空间。

茶颜悦色使用影刀RPA实践探析

使用RPA一年多，共搭建400+个应用，运行时长4万+小时，节省了2.5万+人/天

覆盖团队：

财务、人力、电商、品牌等部门

覆盖场景：