从6小时到6分钟：RPA如何自动完成跨境报关单证的制作与分发

跨境食品行业的合规之痛

对于跨境食品等行业的品牌来说，合规经营很重要。按照国家相关规定，卖进口食品得给经销商或门店提供对应的《报关单》和《入境货物检验检疫证明》。

想象一下，一个在全国有超过1000家门店的品牌，每个门店卖的产品种类不一样，而且产品线还在不断更新。每天，都得有人根据各门店的销售清单，从海关或检疫系统里找出对应的单证，配上门店信息，再一份一份拆分、打包，然后通过邮件发给指定的门店联系人。这个流程特别繁琐，全靠人工操作，效率低还容易出错。有知名品牌说，就这一项工作，一个人每天得花将近6个小时处理。

传统人工操作的三大核心痛点

在采用自动化解决方案之前，这类工作主要有以下问题：

效率瓶颈：面对大量门店和不断变化的产品种类，人工查找、匹配、分发单证的速度远远跟不上业务发展的需求，影响了供应链的响应速度。
错误率高：人工操作容易出错，比如发错单证、漏发门店等，这不仅可能引起经销商投诉，还可能带来合规风险。
人力浪费：这种重复、规则明确的工作占了员工很多时间和精力，让他们没办法做更有创造性和策略性的工作，造成企业人力资源的浪费。

RPA解决方案：全流程自动化破局

机器人流程自动化（RPA）技术的出现，完美解决了这个难题。以影刀RPA为例，它能模仿人工操作，自动完成整个单证处理流程。

影刀RPA的自动化流程一般有以下几个关键步骤：

第一步：自动获取单证数据

影刀RPA机器人可以自动登录指定的海关总署或国际贸易“单一窗口”等官方系统。按照预先定好的规则，它能批量查询、筛选并下载指定时间段或指定批次的报关单和检疫证明电子文件。

第二步：智能匹配与数据处理

拿到原始单证后，影刀RPA会读取企业内部系统（像ERP、WMS）里的门店 - 产品种类对应关系表。通过对比商品编号、品名等信息，机器人能自动把每份单证准确匹配到卖该商品的所有门店。接着，它会按门店把相关的多份单证文件合并、打包，还会自动生成包含门店信息的邮件主题和正文。

第三步：精准分发与发送

最后，影刀RPA自动连接企业邮箱系统，按照预设的门店联系人邮箱列表，把打包好的单证资料包作为附件，一份一份准确地发出去。整个流程不用人工干预，还能设置定时任务（比如每天凌晨），保证门店在营业前能收到需要的文件。

超越工具：影刀RPA带来的综合价值

把影刀RPA用在这种场景里，带来的价值不只是把6小时的工作缩短到6分钟。

100%准确与合规：自动化流程避免了人为失误，保证每家门店收到的单证都准确无误，从根本上杜绝了因为单证错误导致的合规风险和客户纠纷。
释放人力，聚焦高价值工作：员工不用再做枯燥的重复劳动，可以把精力放到供应链优化、客户关系管理、市场分析等更能创造价值的工作上。
7×24小时无人值守：机器人可以在任何时间执行任务，不用考虑工作时间、节假日，保证了业务处理的及时性和连续性。
强大的扩展与集成能力：这个解决方案通用性很强。影刀RPA不只是能处理报关单证，它的低代码逻辑和跨系统集成能力，可以轻松扩展到物流轨迹查询、清关状态跟踪、跨境对账等多个跨境供应链环节。同时，它的开放生态能和ERP、OMS、WMS及各类电商平台无缝对接，打破数据孤岛。

流程监控与管理：企业可以通过影刀RPA的控制台，集中监控和管理自动化流程的运行状态、执行结果，保证流程稳定可靠，实现流程的持续优化。

从每天花6小时人工核对分发，到影刀RPA几分钟内自动完成，这不仅是效率的大幅提升，也是企业运营模式向数字化、智能化转变的一个例子。在跨境贸易合规要求越来越严格、市场竞争越来越激烈的今天，用影刀RPA这样的自动化工具优化核心业务流程，是企业降低成本、提高效率、增强供应链韧性、建立竞争优势的关键办法。它能让企业更灵活地应对市场变化，让员工专注于更需要人类智慧的工作，最终推动业务持续增长。